5 habitudes pour améliorer votre gestion des outils Google Apps

Par : Lysanne Marois-Ouellet
Publié le : 2016-01-21

5 habitudes pour améliorer votre gestion des outils Google Apps

Comment améliorer sa productivité au travail tout en se facilitant la vie au quotidien? C’est la question que je me suis posée en prévision de notre premier Lunch & Learn de 2016 qui avait comme thématique les outils de collaboration Google Apps (que nous utilisons au bureau). Si votre entreprise travaille déjà en mode infonuagique comme nous, vous aimerez ce qui suit!

Mais avant toute chose, la formule Lunch & Learn: c’est génial! Oui, je l’avoue c’était ma première expérience.  🙂 Quelle belle idée: un dîner de partage pour parfaire ses connaissances et partager son savoir. Le savoir de qui? C’est celui de notre président, Nicolas Roberge, un utilisateur et spécialiste convaincu des services en nuages. Pour nous renseigner sur les petites astuces cachées, on ne peut trouver mieux. Et surtout, si ça nous permet d’être encore plus réactifs, plus flexibles, mieux outillés et surtout plus productifs, on serait fou de s’en passer!

Astuces qui sauront améliorer votre travail

1) Utilisez la fonction recherche encore et encore

Quoi de plus irritant que de chercher et de ne pas trouver un élément important dans sa boîte de courriels, dans ses contacts, dans son agenda ou dans ses documents. De plus, on manque toujours de temps pour bien nommer et bien classer nos choses. Ce qui fait qu’au final on finit par perdre un temps précieux. L’utilisation régulière de la fonction de recherche est la clé puisqu’elle cherche dans tous vos courriels, contacts, agendas et documents en même temps. C’est donc plus facile de trouver ce que l’on cherche.

2)Les courriels : faire le tri judicieusement

Saviez-vous qu’en moyenne un employé prend 1h30 par jour pour lire et répondre à ses courriels? Fait intéressant, c’est d’ailleurs la partie de notre atelier qui a été la plus populaire. C’est un outil, on s’en doute bien, très utilisé.

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Je me rappelle moi-même avoir fait le saut lors de mon entrée en poste. Wow! 75 courriels non lus et je viens d’arriver. Je me suis alors demandé: quelle serait la meilleure technique pour être efficace? Selon notre président, si un courriel peut être traité en moins de 5 minutes, on devrait y répondre immédiatement. On l’archive aussitôt. L’archivage d’un courriel signifie qu’on l’a traité. Si on juge qu’un courriel mérite une attention plus poussée, on y attribue une étoile de suivi et l’on l’archive tout de même. On vide alors sa boite de réception régulièrement. Lorsqu’on a du temps, on parcourt la «boîte Message suivi» pour traiter les messages importants. Une fois ces messages traités, on leur retire l’étoile, car ils sont déjà archivés. Les messages suivis sont en quelque sorte une liste de tâches qu’on peut gérer plus facilement.

3) Mettez à jour vos contacts régulièrement

Chaque fois que vous utilisez les options de réponse ou de transfert pour une adresse courriel qui ne figurent pas encore dans votre liste de contacts, ces adresses s’ajoutent automatiquement à votre liste dans la section «autres contacts». C’est une sauvegarde de première ligne. Pour les contacts dont vous souhaitez avoir accès ultérieurement, il est utile de compléter leurs fiches, à temps perdu. Les recherches mentionnées en point 1 en seront grandement améliorées et vous ne risquez pas de chercher inutilement le nom et les coordonnées associés à une adresse courriel qui ne comprend pas le nom de votre interlocuteur (ex. evolliagirl@gmail.com)

4) Centralisez et visualisez efficacement vos agendas

Dans le cadre de mon travail, il m’arrive de créer des invitations pour des événements particuliers à mes collègues. Ce que je trouve bien avec Google Agenda c’est que je peux envoyer ces invitations et recevoir des réponses et des commentaires à partir d’une seule interface. Mais l’option que j’ai eu le bonheur de découvrir, lors du dernier Lunch & Learn, est celle qui s’appelle «rechercher un horaire». Ça me permet de découvrir les plages de disponibilité de mes collègues. Je peux donc être plus efficace et au lieu de me demander, par exemple: est-ce que Stéphanie est disponible pour une rencontre à 16h? Je peux voir directement si elle est libre ou si elle ne l’est pas. Nos agendas s’affichent côte à côte, et je peux sélectionner une heure qui nous convient.

5) Simplifiez votre travail avec Google docs et sheets 

Dans notre équipe, nous connaissions déjà certains avantages des formats natifs de Google (Docs, Sheets, etc.) par rapport à ceux d’Office (Word, Excel, etc.) Quel grand bonheur de travailler dans un seul et même document avec les membres de mon équipe ou des personnes extérieures à l’entreprise. C’est vraiment génial que tout le monde puisse faire des modifications simultanément, communiquer via le chat intégré et poser des questions aux autres en ajoutant des commentaires au document. Chaque changement est aussi enregistré automatiquement. Par contre, imaginons que vous deviez retourner à la version 1 d’un document. Aïe! Mais pas de panique. L’historique des révisions est illimité. Les versions précédentes sont conservées indéfiniment. La version initiale ne s’efface pas non plus si nous décidons de la modifier. Il s’en crée une nouvelle.

Il y a encore d’autres bonnes astuces à découvrir! Ce qui sûr aussi c’est que ces astuces sauront me faire prendre de bonnes habitudes en 2016! Et vous?